新聞發(fā)布會是政府、企業(yè)、社會團體或個人將新聞機構(gòu)的記者聚集在一起發(fā)布消息,要求記者提問的一種活動。新聞發(fā)布會是組織與公眾之間的例行溝通方式。也是新聞傳播的一種有效手段,供新聞界客觀報道。
那么如何策劃一場成功的新聞發(fā)布會呢?今天,與您討論如何計劃新聞發(fā)布會以及需要注意什么。
首先,確定新聞發(fā)布會的日期、地點和新聞點。
注意:避免與主要新聞時報發(fā)生沖突。這一步驟應(yīng)在正式新聞發(fā)布會前20天完成,15天后,請在邀請函發(fā)出前預(yù)定場地。
第二,確定組織者和參與者,包括廣告公司、領(lǐng)導(dǎo)、客戶、同行、媒體記者和新聞發(fā)布會承包商,確定規(guī)模和成本,簽訂合同。制定邀請名單,會議程序,日程安排和場地布局。
注:此步驟主要由贊助商提出,主辦方負責(zé)。
第三,按照邀請函清單發(fā)出邀請函,確保重要人員不因安排不當而錯過會議?;厥沾_認信息,制定詳細的參與者名單。
注:適當擴大邀請名單,開展公關(guān)和跟蹤要人活動,制定后備方案,確保記者招待會與會者的數(shù)量和質(zhì)量。
第四,采購禮品,雇傭主人,禮儀,接待員,并進行相關(guān)的培訓(xùn)和預(yù)覽。場地的設(shè)計和布局需要考慮到每個布局和活動鏈接的細節(jié),以確保場地與主題一致,活動鏈接緊密相連。
第五,在正式新聞發(fā)布會開始前1-2小時,檢查所有準備工作是否準備就緒,會議議程是否準確,并制定了針對意外情況的補救措施。
第六,按計劃啟動新聞發(fā)布會。新聞發(fā)布會過程通常分為來賓簽到、貴賓接待、主持人宣布新聞發(fā)布會開幕和會議議程,根據(jù)會議議程、會后晚餐交流、特殊公關(guān)人員個人活動等。
注意:主持人應(yīng)把握會議主題,避免每一個人偏離主題。發(fā)言人發(fā)言完畢后,主持人應(yīng)積極引導(dǎo)記者提問。遇冷時,可運用輕松、幽默的語言活躍氣氛,增強記者的興趣和問題的勇氣。此外,發(fā)射時間應(yīng)以2小時為限。
第七,監(jiān)督媒體發(fā)布,整理新聞稿印象,收集新聞剪報,制作新聞發(fā)布會結(jié)果數(shù)據(jù)集(包括嘉賓名單、聯(lián)系信息安排、新聞發(fā)布媒體報道數(shù)據(jù)收集等)。新聞發(fā)布會摘要報告等),作為企業(yè)營銷數(shù)據(jù)的保存,并可根據(jù)制作的相應(yīng)宣傳材料。
第八,評估新聞發(fā)布會的有效性,總結(jié)反饋信息。沒有在會議上發(fā)布新聞的記者也應(yīng)該禮貌地提出問題,以便于今后的工作。
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