展會活動策劃孕育著巨大的商機(jī)，具有促進(jìn)聯(lián)系與交流的作用，展會辦的好，會找到很多客戶。所以想要成功策劃舉辦一場展會活動并沒有想像中的那么簡單，最起碼你要知道一場展會活動需要哪些步驟來完成，千禧晨活動策劃公司給你介紹下，展會活動策劃執(zhí)行的13大步驟。
1步：了解展會情況收集資料
與主辦單位取得聯(lián)系，對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應(yīng)包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊等。
2步：確定展位
展臺的位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺的位置，或者是以展位費的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標(biāo)出了哪些位置可供選擇。人潮流量最高的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區(qū)，總之，越早將參展申請表格遞交給大會主辦者，越容易得到好的位置。
根據(jù)自身需要與主辦方聯(lián)絡(luò)溝通后，填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認(rèn)之后，您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到好的位置。
3步：做好費用預(yù)算
展會活動策劃費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機(jī)票火車長途車費、市內(nèi)交通費、食宿費、必要的設(shè)備、租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經(jīng)費預(yù)算時，還要加上總費用的10%，作為不可預(yù)見費用的支出。
4步：確定展位裝修方案
展臺一般分為三種形式，一種是標(biāo)準(zhǔn)展位，一種是改裝后的標(biāo)準(zhǔn)展位，最后一種是在光地上搭建起來的特裝展位。根據(jù)實際需要和預(yù)算確定裝修方案。
5步：租用申請及活動申請
大多數(shù)參展商會有各種臨時租用物品的需要，這里包括桌、椅、柜子、沙發(fā)、電話線、網(wǎng)絡(luò)接口等，還有如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等，您一定要在參展申請表格中加以說明、特別強(qiáng)調(diào)，在收取一定的費用后，大會主辦者會安排提供這些服務(wù)。
一般的展會都會有同期舉行的各種技術(shù)研討會、交流會、新聞發(fā)布會等，這些活動說明都在《參展商手冊》中詳細(xì)列出，您可以根據(jù)實際需求填寫表格報名參加，收費的活動在您交納規(guī)定費用后將由主辦方確認(rèn)。另外您需要自己舉辦一些現(xiàn)場活動和會議活動，也需要將活動方案和預(yù)定的會議室提前報給主辦方，得到許可后才可執(zhí)行。
6步：制定宣傳計劃
展會一般都會提供各種廣告服務(wù)為您更好的宣傳企業(yè)，所以要在開展前就制定好展前、展中及展后的宣傳計劃。
展前宣傳幾個途徑
1)展會出版的《會刊》，這里可以免費列入每個參展單位的名稱、地址、電話、聯(lián)系人、甚至產(chǎn)品介紹，如果有可能還可以付費刊登廣告，這是展覽會的重要一環(huán)而不可忽視，它是展覽會的延續(xù)。
2)通過網(wǎng)絡(luò)媒體和其他新聞媒體發(fā)布參加展會的新聞，介紹企業(yè)在展會上的新動態(tài)亮點，吸引潛在客戶來展會上參觀你的展位。
展中宣傳的幾個途徑
1)醒目、獨特的展臺設(shè)計是吸引觀眾眼球的好方法。
2)派發(fā)一些小禮物和舉辦一些現(xiàn)場小活動也是很好宣傳手段。
3)與主辦方租賃展場內(nèi)外的實體廣告位更是奪人耳目，一般有氣球條幅、氣球門、墻體廣告、戶外廣告牌、廣告旗桿、室外三角立牌、燈箱廣告牌等。
4)召開產(chǎn)品發(fā)布會、新聞發(fā)布會等，舉行各種活動展演。
5)收集展會來訪者信息做回訪。
6)撰寫參展效果和報告新聞發(fā)布在新聞媒體上。
第7步：資料展品的準(zhǔn)備和運輸
參加展覽會之前您要準(zhǔn)備足夠的宣傳資料，包括名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、產(chǎn)品價格清單，其使用量往往會超過您的預(yù)料，所以要做好充分的準(zhǔn)備工作。
展品的運輸在主辦方提供的《參展商手冊》中有明確的規(guī)定，里面有展品運輸?shù)奶嶝涁?fù)責(zé)人的姓名和收貨地址，您可以按此將展品提前運往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理，運輸代理提供門到展位到門的服務(wù)。
第8步：預(yù)定行程和住宿
一般參展人員需要提前1~3天到達(dá)展場所在城市，展會結(jié)束的第二天離開，所以您可以根據(jù)展會的時間來確定往返行程。主辦方一般會提供代訂回程票的服務(wù)。
在主辦方提供的《參展商手冊》中會有會務(wù)接待方面的介紹，里面會為您提供幾家到幾十家不同檔次的酒店，一般比門市價格低很多。很多展會也會開通從酒店到展場的免費班車接送，這樣會節(jié)省不少時間和費用。
另外如果您有考察游覽的需求，也可以提前與主辦方提出，一般主辦方會根據(jù)客人的需要提供個性化服務(wù)。
第9步：交納所有費用
按照提交給主辦方的預(yù)定租賃表格向指定帳戶交納所有預(yù)租費用，將展位費的剩余部分結(jié)清，一般展會主辦方均要求在開展前一個月結(jié)清所有展位費用。主辦方將在開展時提供發(fā)票。
第10步：領(lǐng)取證件
參展人員報到時，大會主辦者會提供參展商證，一般一個標(biāo)準(zhǔn)展位提供2-3個參展證。這也是通行證，在整個布展、展覽和撤展期間有效。入場券大會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數(shù)量的展覽入場券甚至開幕式請柬，這給您提供了聯(lián)系客戶和關(guān)系單位的機(jī)會，您可以列出名單，將入場券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請他們前來參觀和見面。
第11步：布展及清潔
大會組織者通常會給布展留出足夠的時間，大會展覽會的布展時間為2-3天，并且可以在正常工作時間之外加班施工。步展前請施工單位嚴(yán)格按照《參展商手冊》上的規(guī)定提交材料報批，并交納相關(guān)管理費用等。
大會免費提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負(fù)責(zé)。
第12步：開展
所有的準(zhǔn)備工作完成后，您可以有條不紊的實行展示計劃。如果現(xiàn)場遇到突發(fā)事件，需要立即聯(lián)絡(luò)主辦方設(shè)立的現(xiàn)場辦公室和場館負(fù)責(zé)人，他們的聯(lián)系方式在《參展商手冊》中有詳細(xì)說明。
展臺的工作人員要詳細(xì)記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶;對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場允諾，及時回報總部作出合理答復(fù)，一旦應(yīng)承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心;每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司，以便即時處理及回應(yīng)。
第13步：撤展
展會的最后一天下午一般為撤展時間，根據(jù)撤展速度而定，一般都可以延長至晚22點。
參展商辦理退回所租設(shè)備手續(xù)并經(jīng)確認(rèn)后取回押金，之后辦理物品出館手續(xù)即可出館
展會活動策劃執(zhí)行總結(jié)：
展會對于參展商來說也是一種營銷平臺。展會相對其他營銷渠道(硬性廣告、上門推銷等)而言有一個明顯的優(yōu)勢就是專業(yè)性強(qiáng)，展會所聚集的都是一些專業(yè)的采購人士，他們有硬性的需求，更懂得產(chǎn)品的價值，更容易對你的產(chǎn)品感興趣，因為面對面的交談更容易增加客戶對你企業(yè)及產(chǎn)品的信任度。據(jù)統(tǒng)計，43%以上的中小企業(yè)依靠展會的訂單完成了他們當(dāng)年銷售量的一半!
