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　　上海會務公司在策劃會議活動時，總要先進行詳細的設備，把各個階段的工作和應對方法都安排好，保證會議的正常進行，其中會議中有一些需要注意的地方，對會議的順利進行的影響是非常大的，現(xiàn)在就為大家介紹一下。

　　會前：把握三個要點

　　制訂詳細的計劃。會前準備工作涉及調(diào)查研究、安排議題、準備文件、會議接待、布置會場、會議編組等多項工作，必須制訂詳細的計劃。對大型會議或規(guī)格較高的會議，應成立秘書組、會務組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，若有室外活動還應成立交通秩序管理組;對小型會議，也要成立秘書組或會務組。要將每一項任務、每一個細小的環(huán)節(jié)、每一項具體工作的責任明確到人。

　　根據(jù)分工落實。秘書組提前確定會議議程，印制好領導講話、會議文件、典型材料等;會務組應提前落實好日程安排、行程路線、會標制作等工作;宣傳組要提前組織好攝影攝像人員和錄音、記錄人員，保證會議期間及時到位;后勤組要提前將參會人員的姓名、職務、性別、民族掌握準確，安排好食宿等，還要根據(jù)其他工作組的預算和意見，及時提供各項后勤保障;安全保衛(wèi)組要根據(jù)會議規(guī)格高低，做好會場及代表駐地的安全保衛(wèi)工作。

　　會前反復檢查。會前檢查分為由領導人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，其中，現(xiàn)場檢查是主要形式。會前檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置以及安全保衛(wèi)工作等。大中型會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位，會議播放唱片的檢查等。

　　會中：搞好三項服務

　　會中是從會議簽到至會議結束時的這一段時間，從地點上可分為場前服務、場內(nèi)服務、場外服務三個部分，各環(huán)節(jié)之間要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并樹立保密意識，防止泄露機密。

　　場前服務。主要包括簽到和材料分發(fā)、引導入座等工作。對規(guī)模較大、時間較長的會議，要制訂場前服務活動方案，明確工作人員，包括簽到負責人、材料分發(fā)負責人、引導入座負責人等;對小型會議、時間較短的會議和大型會議中的每次分會，也要簽到，以便統(tǒng)計人數(shù)，掌握情況。簽到一般采取在簽到薄上簽名，發(fā)放入場證、簽到卡，在名單上圈到等形式，并同時分發(fā)會議文件和材料。大中型會議，專門成立文件分發(fā)處。分發(fā)文件要注意編號、登記、按組分發(fā)，須會后收回的文件，要注明“會后收回”字樣和收文人姓名、收文時間。對于屬于國家機密的文件材料，更應嚴格登記，及時收回，以免泄密。參會人員進場時，一般由工作人員引導入座，特別要注意引導主席臺就座人員入座。

　　場內(nèi)服務。主要包括會議記錄、錄音、攝影攝像以及其他會場服務。對大中型會議或重要會議，需拍攝照片、錄音、錄像，以便留存。同時，在主席臺下設立“值班席”，以便處理臨時事項，聯(lián)系內(nèi)外、傳遞信息。會議工作人員要謹慎行事，不要干擾會議的正常進行。會議進行中，如發(fā)生臨時變動情況，要及時向領導請示，并根據(jù)指示采取應急措施，妥善處理。

　　場外服務。主要包括場外安全保衛(wèi)，預防突發(fā)性事件發(fā)生，維護會場秩序;落實與會人員的食宿安排，根據(jù)實際情況作出臨時性調(diào)整;設立醫(yī)療室，搞好醫(yī)療服務;備好車輛，方便與會人員外出等。

　　會后：抓好三件事

　　善后服務。主要內(nèi)容有組織與會人員離會、整理會議記錄、起草會議紀要、撰寫會議簡報、發(fā)布會議新聞等。組織與會人員離會時，要詳細了解與會人員返回原單位的時間和交通工具，協(xié)助購買飛機票、車票或提供其他服務等。對個別需要暫留的代表，要妥善安置住宿。對會議的記錄、簡報、新聞發(fā)布工作，要明確專人負責，做好全程記錄。根據(jù)需要，及時起草會議紀要，或印發(fā)領導講話。對會議記錄、領導講話、會議紀要、會議簡報、會議新聞等材料的印發(fā)工作，要堅持領導審批制度，確保會議記錄、報道等內(nèi)容真實準確、簡明扼要、符合行文程序。

　　會后總結。召集會務工作人員認真總結經(jīng)驗，尋找工作差距，討論下步意見，使以后辦理同類會議時有所借鑒。同時，適當對會務有功人員和有關部門進行表彰獎勵，對在會務工作中未能盡職盡責的同志提出適當?shù)呐u，如有嚴重失誤或玩忽職守的情況，則追究有關人員的責任。

　　會后督查。其目的是對會議決定事項辦理情況進行檢查和督促，確保會議精神落到實處，從三個方面做起：一是明確督辦人員。一般由黨委辦、政府辦督查室同志兼任，也可根據(jù)工作需要從有關部門抽調(diào)。明確分工，在某一階段專職專責。二是健全登記制度，建立督查臺賬，逐項列出檢查催辦的事項，下發(fā)督辦通知單，包括督辦內(nèi)容、督辦人、督辦日期、被督單位、辦理情況、聯(lián)系人及電話等，定期記載進展情況，定期印發(fā)督辦通報，一并納入年度目標管理。三是建立匯報制度。每次會議決定事項督辦結果要通過口頭匯報、書面匯報、專題報告等多種方式向領導匯報，確保每次會議開時成功，開后見效。